Business und IT

Ausgangslage

Eine klassische Aufgabe für unsere Workshops besteht in der notwendigen Abstimmung zwischen Fachseite und IT. Die beiden Welten sprechen unterschiedliche Sprachen und sie haben verschiedene Kulturen. Das häufige ‘Silo-Denken‘ führt zu verhärteten internen Lieferbeziehungen und Frustrationen in der Zusammenarbeit. Entsprechend prägen sich die Verhaltensmuster heraus. Der Kunde wollte ein neues und durchgängiges Planungssystem bauen.

Es sollte von der frühen Vertriebsplanung bis hin zur Produktionsplanung alle Komplexitäten abbilden. Außerdem musste es für alle Produkte weltweit funktionieren. Das klassische Vorgehen, bei der die Fachseite definiert was sie braucht, dann entwickelt die IT und schließlich wird mit einem ‚Go-Live‘ das System eingeführt, hat sich nicht bewährt.

Eine frühe intensive Abstimmung musste organisiert werden, um Wechselwirkungen von Bedürfnissen der Fachseite und IT-seitiger Technologie zu verstehen. Das Ziel war eine ‚Release-Roadmap‘ für die kommenden Jahre zu entwickeln bei der fachliche Prioritäten und Machbarkeit berücksichtigt werden.

Vorgehen

Mit einer Serie von kleineren eng getakteten Workshops musste die Komplexität des Vorhabens erfasst werden. Alle relevanten Perspektiven wie z.B. Vertrieb, Produktion, Einkauf, Entwicklung, Zulieferer oder Marken, Märkte oder Länder mussten in einem intensiven Austausch gehen, um neue technische Möglichkeiten, notwendige Anforderungen oder wünschenswerte Funktionalitäten zu erkennen.

Dieser Input wurde strukturiert in ‘Bau-Elementen‘ beschrieben, die von der IT sinnvoll programmiert werden können. Inhaltliche oder zeitliche Abhängigkeiten wurden kenntlich gemacht. Dann fand der 3-tägige Großgruppenworkshop mit mehr als 50 Teilnehmern statt. Alle bekamen im Vorfeld ein Factbook mit wichtigen Informationen zugesandt. Im Workshop ging es zunächst darum, Fragen zu klären und unterschiedliche Interessengruppen konnten ihre Prioritäten erläutern.

Erst wurde eine erste Roadmap entwickelt, in der eine entsprechende Release-Planung das schrittweise Einführen des neuen Systems skizziert hat. In mehreren Iterationen wurde die Plausibilität von Prioritäten, zeitliche Machbarkeit und die Verfügbarkeit von Ressourcen geprüft.

Ergebnis

Eine mehrjährige Entwicklungs- und Implementierungsroadmap wurde verabschiedet. Damit konnte die Fachseite klar erkennen, wann welche Funktionalitäten für wen zur Verfügung stehen und welche Veränderungen sich daraus ergeben. Gleichzeitig gab es für die IT eine robuste Planung von Ressourcen und Budget.