Effiziente Beschaffung

Ausgangslage

Die Margen im Mode-Retail-Geschäft sind traditionell eher gering. Viel hängt davon ab, was die Einkäufer bestellen (Marktkenntnis), aber auch zu welchen Konditionen die Ware vorwiegend in Asien bezogen werden kann (Beschaffungskenntnis). Ein effizienter und schlanker Einkaufsprozess ist ebenfalls erfolgsentscheidend. Starker Wettbewerb zwang unseren Kunden seine Beschaffung neu auszurichten.

Die Kenntnis der Beschaffungsmärkte in Asien und deren Preisniveaus war bei den Experten gegeben. Die Erfahrung über Losgrößen, Qualitäten, Produktfeatures  und Vertragsvolumina war ebenfalls in der Firma vorhanden. Dennoch war der Prozess zu langsam und zu kompliziert und nicht über die Warengruppen hinweg abgestimmt. Mit einem Großgruppen-Workshop sollte eine neue Beschaffungsstrategie erarbeitet und verabschiedet werden.

Vorgehen

In der Vorbereitungsphase wurden vom Projektteam wichtige Informationen in einem ‚Factbook‘ zusammengetragen.  Das Projektteam hat unterschiedliche Alternativen für eine künftige Einkaufsstrategie erarbeitet. Dabei wurden Dimensionen wie Anforderungen von Kundengruppen, Produktsegmenten, der Einkaufsprozess, die Aufstellung der Organisation und eine Unterstützung durch die IT berücksichtigt. Das permanente Projektteam bestand dabei ausschließlich aus Mitarbeitern des Unternehmens.

Dies führte dazu, dass von Beginn an ein hohes Maß an Verantwortungsübernahme durch die Führungskräfte und Mitarbeiter für das Ergebnis erfolgte. Einige externe Experten haben punktuell ihr Wissen eingebracht und wichtige Impulse gesetzt. In einem Großgruppenworkshop wurden die Alternativen als Vorschläge eingebracht und lieferten einen guten Startpunkt für eine folgende lebhafte Weiterentwicklung und Diskussion. In einer finalen großen Diskussionsrunde wurden noch einmal alle Argumente und deren Konsequenzen abgewogen.

Die Entscheidungen wurden dann vom CEO und dem Management Team getroffen. Danach haben die Teams die Umsetzung unmittelbar ausgearbeitet und vereinbart. Zusätzlich wurden Maßnahmen zur Kommunikation ausgearbeitet. Damit wurden alle Teilnehmer befähigt und beauftragt, alle anderen Mitarbeiter zu informieren. Die Teilnehmer hatten neben der Verantwortung die neuen Änderungen direkt umzusetzen auch die Aufgabe, ihre Kollegen und Mitarbeiter ‘ins Boot zu holen’ und damit die Veränderungen breit im Unternehmen zu verankern.

Ergebnis

Eine neue Beschaffungsstrategie wurde entwickelt, abgestimmt und finalisiert. Die Roadmap zur Umsetzung wurde direkt mit Verantwortlichkeiten und nächsten Schritten vereinbart. Einige Monate später wurden die ersten positiven Ergebnisse sichtbar.